辦公室公務機密作業保密要項

 

公務機密的維護,其實不是什麼高深的學問,貴在養成良好的習慣;不良的辦公習慣,輕忽保密的觀念,都是造成辦公室機密外洩的主因。其常見缺失及預防方法,僅摘錄以下幾點供參:

  • 一、影印分發重要機密文件時,應分別編號,依編號不同,分別在各件適當位置處註記,以明確持有人保密責任。

     

  • 二、影印中,若影印機夾紙故障,應即時取出,以避免遭人截取洩密。本會曾發生某位同仁影印時機器卡紙,因不熟悉故障排除方式,一時又找不到其他同仁協助,竟逕行離去,將機密資料留在影印機內,第二天才被其他同仁發現的案例。

     

  • 三、傳真重要文件前,傳送方式應先以電話通知收件人,否則在接收方傳真機未設定輸出密碼情況下,傳送完成的文件,恐發生遭人截收之虞。傳送資料完成後,雙方應以電話核對傳送張數是否相符;遇有不清晰處,應要求再傳送一次,不宜逕以電話宣讀填註,以免隔牆有耳,造成洩密。

     

  • 四、廢棄機密文件不應逕棄於垃圾桶內,應視其機密等級,做不同的處理。一般來說,碎紙機銷毀能力有限,僅能碎成4釐米左右紙條;此時若遭有心人士蒐集並予重組處理,機密文件旋即曝光,就保密性而言,焚燬優於銷毀,銷燬優於棄置。

     

  • 五、機關發給個人的權責代碼及密碼,係用於操作電腦以存取重要機密資料,依個人權限不同,作業範圍亦受相當限制,故密碼應妥慎保管,嚴防外洩。

     

  • 六、操作公務用電腦時,遇有離座需要,應即關機或離線跳出作業系統,使電腦螢幕空白,防止他人窺視機密;必要時,應加裝錄影監視系統,俾增加作業安全及追究使用責任。

     

  • 七、處理機密資料(如標單、底價單)時,遇有離座需要,應即妥收密件入櫃,俾防遭人抄錄或翻閱,造成洩密。

     

  • 八、機密文件在傳遞(郵寄)過程中,應使用雙層封套,外封套上不宜書明函內密件內容,避免引人覬覦;內、外封套均應書寫受文地址、受文單位及受文對象,並應注意是否相符,防止傳遞過程遺失。 內封套上應明確書寫收文對象或密件名稱(或代號、文號),俾收文人員正確轉交有權拆閱人員,避免困擾;封口應加蓋密戳並予封實,以防止遭人拆封或竊取機密。

 


 








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