公務機密維護宣導

即時通訊軟體與公務機密維護

拜科技進步所賜,即時通訊軟體(例如skype及Line等)越來越夯,這些工具不僅在一般企業組織或社群中受到歡迎,也成為政府機關提升公務聯繫效率的好幫手。但在此同時,即時通訊軟體的潛在風險也不容小覷。如某公務人員曾將首長批示意見透過Line對外傳送,造成公務機密意外曝光;又如因某公務群組遭駭客入侵,促使機關自我檢討公務聯繫作業方式,甚至自此嚴禁「機密公文」以即時通訊方式傳遞,亦有所聞。

面對公務聯繫效率及資訊安全維護的兩難,部分政府單位早已禁用通訊軟體。而更深入的問題是,與一般公文不同,即時通訊所傳送的訊息無須依法進行存檔及列管,也無從追查,未來恐成洩密的溫床。有鑑於此,目前已有政府單位針對利用即時通訊軟體處理公務的作法,訂定技術性規範加以因應。整體來看,這些規範大抵可分為「軟體安裝與設定」、「群組管理」及「資訊傳遞」三個部分。針對「軟體安裝與設定」,使用即時通訊軟體進行公務討論時,應先進行密碼設定及管理,並就裝置進行相關安全環境設定,這部分其實與一般資訊安全並無二致。針對「群組管理」,先依據公務需求不同成立各類群組,再依此設定分組原則及成員資格,而後由群組管理者(組長)本於管理權限進行群組加入或退出之審核;在此模式下,如果不具有加入群組資格,即無法進入該群組而有後續接觸公務資訊的機會,藉以降低公務資訊外流的風險。至於「資訊傳遞」則為資安風險控管之關鍵點,在實務上,公務資訊如涉及機密性、資訊安全及隱私事項,一律不得以即時通訊軟體傳輸,原則上就不可能會有透過即時通訊軟體傳輸或外洩的機會。其次,針對非屬機敏性之公務資訊,如涉及公文檔案傳遞,則應同時注意符合公文公開作業原則等規定。

此外,為利於公務資訊的後續使用、舉證、追蹤等事宜,公務人員對於重要資料,應注意備份存放;針對重要資料,例如含有大量個人資料檔案,應以密碼或加密措施保護。而為避免公務資訊在無意間外洩,在丟棄任何儲存資訊之電子媒介時(例如,光碟片及隨身碟等),應先將儲存資訊刪除,並徹底消磁或銷毀至無法解讀的程度。在任何公開之新聞群組、論壇、社群網站或公布欄中,應特別注意不可透漏任何公務機密相關之細節。公務人員如有違反上開規定,除面臨行政懲處外。如涉及重要之公務機密外洩事件,不論出於故意或過失,可能構成刑法洩漏公務秘密罪,最重可處以三年有期徒刑。如洩漏的是國家機密,更可依國家機密保護法規定,處一年以上七年以下有期徒刑,刑度不可謂不重。故在提升公務聯繫效率的同時,對於潛在的資安風險更須格外謹慎,以免因一時的無心之過而身陷囹圄。

 


 








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