公務機密維護宣導

如何養成機關員工保密習慣

前言

機關會發生洩密事件,常肇因個人保密、保防觀念不足,致一時疏忽,而使重要資訊外流。至於保密工作能否作到滴水不漏,重點除在於預防工作是否完善落實外,養成良好保密習慣,更是杜絕機密資訊外洩的不二法門。在保密工作上,除應在自己工作崗位上兢兢業業外,對本身所承辦或接觸的業務,更應養成保密的習慣。因此不能說的事,就應守口如瓶,否則一旦機密外洩,不但違法失職,造成民眾對機關的不信任,更甚者尚需承擔法律刑責。至於如何養成機關員工保密習慣,建議可從下列方向努力:

一、文書作業方面

(一)重要應秘密事項,應儘量避免書寫於便條紙或桌曆上,致造成洩密。就本會同仁的業務性質而言,部分工作雖然稱不上是「公務機密」,但也不宜讓外人知道太多,以免滋生無謂的困擾。

(二)具機密性之廢棄文稿應隨手以碎紙機銷毀,切勿逕交清潔工清運,因而造成機密資料外流。

(三)傳真機密文件前,應先連絡好收件人等候於傳真機旁,直到傳送完成為止,以避免文件遭他人截走,並確認傳送號碼無誤,防止誤傳洩密;傳送後應再打電話確認對方已收到。

(四)具機密性之廢棄文稿應隨手銷毀;影印重要文件如遇夾紙應取出銷毀,印壞部分亦須帶走。 

二、資訊作業應注意保密事項

(一)個人電腦務必設定密碼保護,並定期變更密碼;營幕保護裝置亦應設定密碼保護,以防範短時間離座遭人窺探畫面內容。

(二)透過內部網路做檔案資源分享時,應妥慎審核資訊內容是否涉及公務機密,若然,則應加設密碼管制。

(三)各種經常使用的密碼,例如E-Mail帳號、業務系統密碼等,切勿使用「懶人密碼」,或書寫於紙上並黏貼於電腦旁;更應避免利用各種作業系統(如Windows)內建「自動記憶密碼」,否則即失去密碼保護之意義。

 三、日常生活應注意保密事項

日常生活中較容易洩漏的機密資料,應屬個人資料,雖與機關業務無關,但如平日即有保密觀念,並養成保密習慣,亦能防止業務機密外洩。

(一)陌生人以問卷調查、郵寄資料等藉詞或電話詢問相關資料時,應特別留意並查證對方身分,勿輕率告知。

(二)個人擬廢棄信件、單據、資料等物件,勿以垃圾處理,以免外流。

(三)每日應檢視信箱,重要信函如信用卡帳單、電話、網路連線費用帳單應隨時收取,以免被有心人截獲做其他運用。

(四)對外公開的資料,如個人名片、停車留言板等登錄資料,不宜太過詳細,以免洩漏個人資料。 

(五)在無法確定網站是否有保密安全機制下,勿任意上網登錄個人重要應秘密資料,以免資料遭截取被移作其他用。

結語

保密工作是整體性、全面性的,其目的乃在防止洩密事件的發生,故保護國家機密實為現代國家每一個國民應有之責任,更是身為公務員必要的基本義務與道德修養,且機密維護亦為經常性、持續性之工作,不容稍有疏忽或鬆懈,惟有確實貫徹執行各項保密措施,恪遵個人保密規定,做到「人人保密」、「時時保密」,以提高保密警覺,養成良好保密習性,加強保密防護措施,落實保密安全檢查,使我們的保密工作做到萬無一失,才能維護國家機密及機關公務機密,也惟有人人提高警覺、落實全民保防要求,國家的利益和安全才得以確保,國人才能永享自由民主生活。

 


 








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