公務機密維護宣導

收發電子郵件注意事項

一、使用電子郵件軟體前應有的認知:

(一)避免在不安全的網路環境使用電子郵件:儘量避免使用公共場所的電腦收發電子郵件,很可能由於該設備被植入鍵盤側錄程式而造成帳號、密碼等資料外洩。

(二)建立電子郵件驗證機制:市面上有許多商用軟體及免費數位簽章軟體可用,可在您所發送的電子郵件中加上數位簽章,機關(構)或公司也可依據需求自行建置CA(Certification Authority,憑證授權)提供服務。

(三)以純文字模式開啟信件:不要讓電子郵件軟體使用html或xhtml網頁格式開啟信件,如果您的電子郵件軟體是使用Microsoft Outlook、Outlook Express或是Mozilla Thunderbird時,您應該設定電子郵件不以html格式打開,而以純文字的方式開啟。

(四)關閉「自動完成」的功能:許多電子郵件軟體都有提供「自動完成」的功能,然而許多意外都在選取收件者時發生,故為安全計,仍以關閉自動完成功能為宜。

二、收發信件時注意事項:

(一)如果信件的私密性對您而言相當重要,請使用信任的POP3 (Post Office Protocol 3,郵局協議版本3)和IMAP(Internet Message Access Protocol,交互郵件訪問協議)收發信件;避免使用Web-Based的電子郵件服務,像是GMail、Hotmail以及Yahoo! Mail…等等。

)發送給多人的郵件時,請將收件者以密件副本方式傳送;若是將朋友的電子郵件地址,在未經許可的情況下分享給他人是不禮貌的。

(三)請再三確認電子郵件中的收件者,尤其是使用mailing list群組時。有些人當收到mailing list裡面的電子郵件後,會按「回覆」以發表自己的意見,而這封電子郵件會直接回覆給mailing list,讓mailing list中的其他人看到您所回覆的內容。倘若今天您加入某個mailing list中,而回覆這封mailing listh則有可能對上百人洩漏您的秘密。

三、平時注意事項:

(一)將電子郵件存放於安全的位置:通常收到加密過的重要郵件時,會將這封郵件進行解密後儲存在您的個人電腦中,但請確認將郵件存放在安全的位置。若您的電子郵件服務商或您的電腦所處的網路環境不夠安全,這些郵件的內容便有可能外洩。

(二)不要公開私人的電子郵件帳號:在這個世界上只要是分享他人使用的任何電子郵件,都有可能成為垃圾郵件廠商的目標,有可能將垃圾郵件寄送給您,或在寄件者欄位偽造成您的電子郵件位址發送郵件。

四、結語:

由於電子郵件的便利性,容易使人公、私務不分,如不善加管理,極易造成洩密。美國前國務卿希拉蕊的電郵門事件可為殷鑑。故不論是公務或私務,均應熟悉電子郵件相關操作,始能避免遭駭客利用社交工程等手法入侵。


 








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