公務機密維護宣導

與日常生活息息相關的新版個資法

新版個資法於2012年正式上路後,因為擴大適用範圍且提高法律責任,以致受到各界矚目及質疑,咸認有諸多窒礙難行之處,且對我們未來生活與企業運作的影響難以估計。為此,本文擬以日常生活運作為例,說明新版個資法對於我們的生活有多大的改變。

首先請各位想像一下未來新版個資法施行後的場景──甲乙兩方的業務代表會晤時,如同往常般相互握手,但在交換名片的當下,正準備要交換對方名片的業務人員,突然開始背誦這麼一大串告知事項﹕「您好,我是A公司業務人員XXX,本人謹代表本公司,基於客戶管理及其他合於營業登記項目或章程所定業務需要之特定目的,在此向您蒐集關於您姓名、服務單位、職稱及聯絡方式等辨識個人類別的個人資料,作為本公司於台灣地區,在本公司經營業務範圍內與貴公司有契約關係或潛在合作機會的聯絡使用。您有以下權利:若您之後因職務或其他個人資料變動,而有向本公司請求查閱、提供複本、刪除、更正或補充個人資訊的需求時,請您連繫本公司人員XXX處理。最後,您也可以選擇不提供名片,不過這樣我們雙方以後就無法進行業務接洽與聯絡。」──這樣冗長繁瑣的蒐集資料的告知義務,是我們未來要迎接的新版個資法所要求的嗎?為了要不被處罰,業務人員必須要先接受口條便捷、以及「打死不退」硬是念完告知事項的能力?以下我們便以新版個資法來逐項分析。

一、名片就是個人資料?

    個人業務名片上所提供的資訊通常包含姓名、電子信箱、服務機關與職稱、公司分機或個人手機等。依照新版個資法的規定,姓名無疑屬於新版個資法定義之個人資料,而就工作地址、職稱、公司分機號碼或電子信箱等資料,屬於「電腦處理個人資料保護法之特定目的及個人資料之類別」所例示之個人資料類別,且印在名片上而得與個人資料連結,亦屬於個人資料的範圍。因此,名片本身是屬於新版個資法所要保護的個人資料。

二、交換名片就是蒐集個人資料﹖

    交換名片通常是伴隨著商務接觸,基於業務連絡目的而提供個人資料,恐難解釋為「自然人為單純個人或家庭活動之目的」的範圍,故交換名片所蒐集之個人資料無法落在排除新版個資法適用的範圍。再者,新版個資法第二條第三款界定「蒐集」是「指以任何方式取得個人資料」。因此,在這樣一個廣泛的定義下,無論我們是主動索取、被動收受、禮尚往來交換名片或是趁亂被硬塞名片,都會構成「蒐集個人資料」,而須遵守新版個資法的相關規定。

三、蒐集個人資料有例外免為告知的情形﹖

新版個資法第八條規定,任何人在直接蒐集他人個人資料「之前」,除非有法律規定的例外情形外,都必須事先告知對方關於「資料蒐集者名稱、蒐集目的、個人資料類別、利用期間、地區、對象及方式、當事人權利告知事項,以及當事人得自由選擇提供個資時,不提供對其權益之影響」。這項規定的目的在強化當事人自主決定個人資料揭露與否的權利。但新版個資法並非沒有意識到告知義務在某些情形中,缺乏必要性或可行性的問題,同法第八條第二項就規定五種免為告知的例外情形,分別是1.依法得免告知。2.個資蒐集是公務機關執行法定職務或非公務機關履行法定義務所必要。3.告知將妨害公務機關執行法定職務。4.告知將妨害第三人重大利益。5.「當事人明知應告知之內容」。所謂當事人明知,是指揭露個資的當事人已經清楚認知到資料蒐集者身分、蒐集目的、可能利用的範圍及方式,以及相關權利行使等事項。

    日本個資法第十八條第四項第四款同樣訂有類似事由,其規定「依當時狀況觀之,當事人可明知利用目的者」,得免為事先告知,但該款與我國新版個資法規定仍有落差,因為日本個資法僅要求當事人認知「蒐集利用目的」即可,但我國新版個資法規定的告知事項內容卻是林林總總,若要求相對人完全掌握這些事項才算明知,這對於任何在業務場合中簡單寒暄、交換名片的業務人員是相當困難的,因此也難以主張收受名片當下,名片提供者「明知應告知之內容」,而讓收受名片的相對人能夠免除告知義務。

四、未告知的罰則

    公司業務人員在蒐集個資前,未進行告知的話,依新版個資法規定將面臨主管機關命限期改正、屆期未改正者按次處新臺幣二萬元以上二十萬元以下的罰鍰;公司代表人、管理人或其他有代表權人若未採取防止措施,以致公司因為未盡告知義務而遭主管機關裁罰時,也會受到同一罰鍰額度的處罰;再者,主管機關對於有違反新版個資法情事的公司,除裁處罰鍰外,視實際狀況差異得依新版個資法第二十五條命令銷毀、刪除違法蒐集處理的個人資料或是公布公司名稱及負責人姓名。最後,公司業務人員若因未進行告知,導致名片所有者的個資遭到不法蒐集、處理、利用或其他侵害其權利情事時,亦負有民事損害賠償責任。

五、私下將名片轉給其他人利用也有法律責任﹖

    如果業務人員將蒐集所得的名片,提供給公司內部公關或業務部門歸類建檔,讓同一公司人員均可使用該名片檔案或名單資料,從事相關業務的通訊名單,是「合乎蒐集之特定目的範圍內」的處理、利用;但如果業務人員打算將名片提供給與其業務目的毫無關聯的活動使用,像是將名片轉交他人作為行銷、信用證明,甚至只是將名片交給有類似業務合作的其他公司人員等情形,都有可能逾越名片個資蒐集之特定目的範圍。依新版個資法規定,業務人員逾越蒐集目的而為利用前,必須符合特定目的外利用個人資料之事由,並取得當事人書面同意或為免除當事人之生命、身體、自由或財產上之危險等,才能夠作此目的外利用。另外,取得名片的他人,屬於間接蒐集個人資料,在處理或利用個人資料時,除非符合法律規定免為告知的另外情況,否則亦負有告知義務。

    名片交換需要告知義務,這對於聯絡資訊交流頻繁的業務常態,勢必造成相當沉重的困擾,更遑論新版個資法提高違法責任,任何逾越業務聯絡特定目的範圍而違法利用他人名片個資者,若足以造成他人損害時,依新版個資法規定,將面臨二年以下有期徒刑,若是基於營利目的,違法利用他人基於業務目的所給予的名片──例如將名片轉賣給婚友社開發金鑽單身漢名單,因而導致名片所有者遭到婚友社推銷騷擾,將面臨五年以下有期徒刑。除刑事責任以外,公司業務人員若因未進行目的外利用的告知並取得當事人書面同意,導致名片所有者的個資遭到不法蒐集、處理、利用或其他侵害其權利情事時,公司亦將負有民事損害賠償責任。此外,公司也有可能被認定未採取適當安全措施,避免名片個資遭到竊取、洩漏或是防止員工違法利用,而須負民事及行政責任。

    新版個資法的修正是考量到科技日新月異,而有加強保護個人資料的需求,因而擴大個人資料及適用主體的範圍,並相應提升違反行為所負的民刑事責任及行政裁罰,新法固然有其美意,但若任何資料蒐集活動都必須遵守新版個資法相關規定的話,勢必增加日常業務活動的運作成本以及提高違法風險的疑慮,如同本文就以名片交換為例,說明新版個資法課予告知義務在實務上的窒礙難行。新版個資法在保護個人資料及隱私的效益仍有待往後落實程度加以論斷,但新版資法不分資料蒐集活動性質與企業規模一律適用,對於任何涉及蒐集處理個資的個人與企業而言,新版個資法遵循將造成往後業務運作的莫大挑戰。


 








廉政宣導 利衝法修正通過 水利會備感寂寞 立法院5月22日三讀「公職人員利益衝......(詳全文)
廉政宣導 淺談偽造文書與業務登載不實 不知各位是否還記得幾年前鬧得全台灣醫療體......(詳全文)
機關安全維護宣導 酒駕無人機 罰則須注意 蝦米!「酒駕」無人機也要挨罰?是的,......(詳全文)
機關安全維護宣導 除濕機自燃頻傳 問題型號須防範 時序又已入冬,北台灣每年到了......(詳全文)
公務機密維護宣導 到底什麼才算個資? 在談這個議題之前,先來看一下個資法對於個......(詳全文)
環友運動賽會系統,環友科技股份有限公司,98全中運,九十八年全國中等學校運動會,秩序冊,即時賽程圖,體適能,健康地圖