公務機密維護宣導

淺談採購業務之保密規定

採購乃政府機關推動業務之必要工作,為維護公共利益及公平合理之原則,我國在政府採購法及施行細則等相關法令中設有所謂的保密義務,主要目的在避免採購人員以及代辦採購廠商,因職務關係或機會使特定廠商獲取不正利益,以致影響採購之公正性。

採購人員因業務緣故,自然會獲悉廠商及採購相關資訊;若未落實保密措施,很容易將資料外洩以致影響採購公平。包括處理訂定招標文件、招標、開標、審標、比價、議價、決標、訂約、履約管理、驗收及爭議處理之人員及其主管;監辦採購人員則指監視機關辦理採購之開標、比價、議價、決標及驗收之人員及其主管。

為落實保密義務,採購人員倫理準則在第7 條定有採購人員禁止之行為,其中第7 款「洩漏應保守秘密之採購資訊」係原則性之規定。而上述應予保密之範圍,則於政府採購法及施行細則等法令有所明定。此外,相關法令對於代辦採購廠商、評選、協商、工程施工查核以及稽核等相關人員,亦設有保密規定,顯見其適用對象非常廣泛。為使同仁了解哪些採購資訊或資料屬於保密範圍,謹分項說明於後。

一、招標文件:

機關辦理採購,其招標文件於公告前應予保密,但須公開說明或藉以公開徵求廠商提供參考資料者,不在此限。機關辦理招標,不得於開標前洩漏底價,領標、投標廠商之名稱與家數及其他足以造成限制競爭或不公平競爭之相關資料。機關對於廠商之投標文件,除供公務上使用或法令另有規定外,應保守秘密。(政府採購法第34 條第1、2 及4 款)

二、廠商資料:

除上述招標文件在某些採購階段必須保密外,於評選程序亦設有保密規定,如採購評選委員會委員及參與評選工作之人員對於受評廠商之資料,除供公務上使用或法令另有規定外,應保守秘密,評選後亦同。(採購評選委員會審議規則第13 條第1項)此外,為確保評選委員公正辦理評選,採購評選委員會委員須知第3點第2項則明定「委員對於所知悉之招標資訊,應予保密。」

三、底價資料:

底價於開標後至決標前,仍應保密,決標後除有特殊情形外,應予公開;但機關依實際需要,得於招標文件中公告底價。(政府採購法第34 條第3 項)此外,另有一種未定底價之採購,指決標依「合於招標文件規定,標價合理,且在預算數額以內之最低標為得標廠商」辦理且設有評審委員會者,應先審查合於招標文件規定之最低標價後,再由評審委員會提出建議之金額,上述金額於決標前應予保密。(政府採購法施行細則第75條)

四、協商措施內容:

機關若依政府採購法第55、56 條之規定採行協商措施者,在開標、投標、審標程序及內容均應予保密。(政府採購法第57 條第1款)

五、評選資料:

由於評選攸關採購品質,因此從委員名單、會議紀錄、評分以及工作小組成員等,均定有保密規定,歸納如下:

(一) 採購評選委員會委員名單,於開始評選前應予保密,但經本委員會全體委員同意於招標文件中公告委員名單者,不在此限。

本委員會委員名單,於評選出優勝廠商或最有利標後,應予解密;其經評選而無法評選出優勝廠商或最有利標致廢標者,亦同。(採購評選委員會組織準則第6 條)

(二) 採購評選委員對於受評廠商之投標文件內容及資料,除供公務上使用或法令另有規定外,應保守秘密,並不得挪作他用,評選後亦同。廠商之投標文件應避免攜出機關場所,並於評選後由機關收回保存;未收回者,由委員自行銷毀並負保密之責。(採購評選委員會委員須知第11 點)

(三) 機關對於各出席評選委員之評分或序位評比表,除法令另有規定外,應保守秘密,不得允許申請閱覽、抄寫、複印或攝影。(採購評選委員會委員須知第12 點第3 項)

(四) 機關若以最有利標辦理評選者,評選委員會之會議紀錄及機關於委員評選後彙總製作之總表,除涉及個別廠商之商業機密者外,投標廠商並得申請閱覽、抄寫、複印或攝影。各出席委員之評分或序位評比表,除法令另有規定外,應保守秘密,不得申請閱覽、抄寫、複印或攝影。(最有利標評選辦法第20 條第2、3 項)

(五) 採購評選委員會工作小組擬具初審意見及本委員會審查、議決等評選作業,以記名方式秘密為之為原則。(採購評選委員會審議規則第7 條第1 項)

六、採購稽核資料:

稽核委員辦理稽核監督,應公正行使職權,不得有洩漏應保密之稽核監督所獲資訊或資料,洩漏應保密之稽核監督時間、地點及對象等情形。(採購稽核小組作業規則第4 條第5、6 款)

七、工程施工查核資料:

查核委員辦理查核時,應公正執行職權,不得有洩漏應保密之查核時間、地點及對象,洩漏因查核所獲應保密之資訊或資料等情形。(工程施工查核小組作業辦法第13 條第4、5 款)

八、代辦採購廠商所悉採購資料:

現行法令除要求採購人員對相關資料應予保密外,對代辦採購廠商亦設有處罰規定。明定受機關委託提供採購規劃、設計或專案管理或代辦採購廠商之人員,意圖為私人不法之利益,洩漏或交付關於採購應秘密之文書、圖畫、消息、物品或其他資訊,因而獲得利益者,處5年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣1百萬元以下罰金。前項之未遂犯罰之。(政府採購法第89 條)

由上可知,在採購過程中,對於特定資料必須以密件處理,而相關處理方式,則應依文書處理手冊中關於文書保密之規定辦理。舉例來說,機關在成立採購評選委員會之前,評選委員建議名單簽報機關首長或其授權人員核定時,簽辦公文應註明為密件,並置於密件專用封套內,必要時,由承辦人以親持密件處理。其後,如發函予派兼或聘兼採購評選委員會委員,全體評選委員名單若不於招標文件中公開者,則應以密件方式對各委員分繕發文。機關如將廠商投標文件於評選前函送評選委員審閱,或函知開會通知單及會議紀錄等資料,亦應以密件方式分繕發函,並載明評選委員對於廠商投標之文件內容及所知悉之資訊應予保密,不得挪作他用或和廠商私下接洽與該採購案有關之事務。


 








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